Definir prioridades é fundamental no nosso dia a dia, especialmente nos dias de hoje. Cada vez temos um nível maior de atividades e demandas para tratarmos, então é impossível que possamos dar conta de tudo. A solução? Priorizarmos a todo o momento.
Uma das formas de priorização da qual eu sou fã é a Matriz de Eisenhower. Ela divide as nossas tarefas em quatro quadrantes, em graus de importância e urgência, nos mostrando como tratar cada um deles:
Esta priorização de atividades é muito importante, especialmente em momentos de crise. Segue um resumo de como devemos tratar cada uma dessas categorias:
- Faça imediatamente: pare tudo o que está fazendo e resolva, literalmente;
- Delegue: chame alguém de confiança do seu time e repasse essas atividades. Importante lembrar que delegar envolve acompanhamento, você não pode abandonar a pessoa enquanto ela executa;
- Planeje: como você delegou as atividades urgentes de menor importância, sobra mais tempo para você planejar. Planeje todas as atividades importantes e não urgentes que você precisa fazer;
- Elimine: não é urgente e não é importante? Elimine. Você nem deveria estar perdendo tempo com isso. Depois de eliminar essas tarefas, invista esse tempo no planejamento das tarefas importantes;
Na minha visão, a Matriz de Eisenhower deve ser utilizada nessa ordem. Ela irá te ajudar a enfrentar de forma mais tranquila os momentos de crise e de sobrecarga no trabalho. É uma das ferramentas mais importantes para a gestão de atividades, especialmente em momentos de crise.
Agora, e a priorização de funcionalidades em um produto ou serviço? E a priorização de requisitos? Como podemos fazer?
Eu gosto bastante de usar a técnica MoSCoW para a priorização de funcionalidades, ela nos dá um direcionamento importante e é fácil de apresentarmos posteriormente. Esta técnica é dividida da seguinte forma:
- Must-have (Deve ter): funcionalidades que o produto DEVE possuir. Não são negociáveis, precisam estar presentes;
- Should-have (Deveria ter): funcionalidades importantes, necessárias ao bom funcionamento. Caso exista algum impedimento técnico ou investimento elevado, podem ser negociadas;
- Could-have (Poderia ter): funcionalidades menos importantes, mas que agregariam valor ao produto. Se for possível colocá-las, melhor, senão podemos ficar sem;
- Will-not-have (Não vai ter): funcionalidades que não serão colocadas no produto. É muito importante que elas não sejam desenvolvidas, mesmo que algum membro do time tente colocá-las novamente.
Com esta priorização, fica mais fácil para o time entender em quais prioridades deve trabalhar. As tarefas Must e Should podem ser trabalhadas em conjunto, dependendo do seu tamanho e especialidades do time. Sempre que possível, devemos deixar as tarefas Could para o final, para não corrermos o risco de termos as mesmas implementadas e as mais prioritárias não.
Todos nós queremos mais eficiência na nossa gestão, afinal o tempo está cada vez mais escasso. Com essas duas ferramentas eu tenho certeza de que você conseguirá organizar e priorizar o que é importante dentro da sua rotina. Com a gestão mais organizada, sobra mais tempo para focarmos no que realmente interessa, os resultados.
